Gestión de Eventos

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Destinado a la gestión de eventos y el control de acceso

En la definición de un evento hemos tenido en cuenta distintos niveles de seguridad, dependiendo de la importancia del mismo.

Cada nivel de seguridad tendrá un tratamiento diferente de control de accesos.
En la asistencia a los eventos, podemos recibir al propio personal de la sociedad, personal contratado para la preparación del evento e invitados imprevistos o especiales, a cada uno de ellos se les asignará una clave de identificación de acceso.
Salvo el personal de la sociedad, el resto de invitados se registrarán en la unidad central de control.

Empleados

Para el mantenimiento de los datos de los empleados en la BB. DD. de EVENTOS, contemplamos dos sistemas, uno manual donde se registrarán en la unidad de control y el otro y el mas efectivo, mediante interface a través de un fichero de texto. Este último sistema podemos procesarlo periódicamente tantas veces como creamos oportuno.
En esta actualización se contemplan tres posibles situaciones de un empleado, en situación de Alta, Modificación o causa Baja en la sociedad.
Si el proceso se realiza mediante interface, emitirá un listado de posibles incidencias en la actualización, en caso de ser un procedimiento manual, el propio proceso nos avisa de cualquier incidencia.
En el registro se contempla la opción de incorporar la fotografía del empleado y una clave de control especial que no irá preimpresa, esta clave tiene como objetivo poder hacer un control de acceso mas riguroso en determinados eventos, que por la importancia de estos o personal que asiste a dicho evento, requiere un nivel de seguridad mayor.

Invitados

Para la convocatoria a los eventos, contemplamos el envío de etiquetas que identifican al invitado, o bien mediante correo electrónico.
Estas etiquetas llevarán preimpresas el código de acceso, código de barras, nombre del invitado y fecha del evento. Para los eventos que estén clasificados con un nivel de seguridad especial, podríamos contemplar incorporar mas datos de seguridad en la propia etiqueta.
Para el personal que se ocupe de la preparación del evento, se diferenciará del resto de invitados. Con esta diferenciación podremos aplicar procedimientos de seguridad específicos para este personal.

Procedimientos

Como premisa para el proceso de control, se tiene que registrar en la unidad de control los datos específicos del evento, como, duración (Fecha inicio y Fecha final prevista), motivo, lugar, nivel de seguridad, plantas y superficie estimada, estos últimos datos nos pueden servir para hacer estimaciones de equipos y tecnología necesaria para la cobertura del evento.

  • Alta de empleados en BB. DD. , este primer paso se puede hacer de forma masiva mediante interface. En las actualizaciones posteriores de ALTAS, BAJAS y MODIFICACIONES podemos utilizar el mismo sistema
  • Alternativamente al sistema automático, se mantiene el proceso manual de introducir uno a uno.

En ambos casos se incorpora un sistema de control de incidencias.

  • Invitaciones a los eventos. Con la misma metodología del apartado anterior, podemos cursar invitaciones mediante soporte magnético o bien de una forma sencilla seleccionando uno a uno.

En este apartado de invitados se contemplan las personas necesarias en la preparación del evento que son ajenas a la sociedad y debemos hacer controles diferentes al resto de invitados.
En cualquier momento y por distintas causas se podrán reimprimir etiquetas.
Así mismo se podrán registrar visitas imprevistas en la unidad de control.

  • El control que se establezca  irá en consonancia con el nivel de seguridad del evento, se contempla dos niveles uno con acceso de los invitados por zonas o puertas determinadas y el otro por cualquier entrada donde este el control.

Se pueden establecer distintos niveles de control de los invitados, registrando todas las entradas y salidas que se produzcan o bien en la primera entrada y al cierre del evento. Cuando se de por finalizado el evento realizará el control de salida de todos los invitados que no este registrada su salida.

El registro de invitados se realiza mediante lectores atacando directamente a la BB. DD. de la unidad de control.
Alternativamente se prevé un sistema de carga de datos en los propios lectores que nos permitan seguir controlando los accesos en caso de falta de cobertura u otras incidencias. Una vez que se restablece la comunicación, se produce un intercambio de datos entre los lectores y la BB. DD. Central.

La información de todos los eventos quedan registradas en la BB. DD. Pudiéndose obtener información, de asistentes, eventos, etc..

Configuración de estadísticas según necesidades

Accesorios

  • Terminales de captura de datos online o offline
  • Lectores de código de barras o tarjetas Chip/Magnéticas
  • Impresoras de código de barras y tarjetas plásticas
  • Tarjetas Plásticas identificativas.
Contacto
C/ Diego de León, 47
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Telefóno: 916.782.066
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